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domingo, 22 de abril de 2012

GRAVE DOENÇA ORGANIZACIONAL: FALHA NA COMUNICAÇÃO INTERNA (by Carmen)


          Na era da informação e do conhecimento, as empresas estão sofrendo de uma séria “doença organizacional” que é a falha (ou falta) na comunicação. De acordo com o que tenho observado nas minhas andanças pelas organizações, a doença já virou epidemia. A comunicação não faz chegar as informações relevantes aos interessados, que são os colaboradores, estes reclamam que só sabem o que acontece pelos corredores (a famosa rádio peão ou corredor) e a direção afirma que comunica e o “pessoal não lê os comunicados ou não acessa a intranet”.
Segundo um levantamento realizado pelo PMI (Project Management Institute Brasil), com 300 empresas de grande porte, para 76% delas, a falha na comunicação é o principal motivo para os projetos fracassarem*.
Observe, ainda, o que diz Walther Krause, do PMI-Rio*, “o problema de comunicação é antigo, mas está se tornando mais evidente. Não sabemos escrever bem, não falamos bem o que queremos e não nos relacionamos bem com todos os perfis existentes num ambiente de projeto. Paradoxalmente, estamos na era da tecnologia, em que todas as informações podem chegar a todos imediatamente, estejam onde estiverem”
  O processo comunicação interno nas organizações deixou de ser mero repassador de “notícias” para ser um canal de transferência e compartilhamento de conhecimento entre os colaboradores da empresa e entre a direção e os colaboradores. Se bem conduzido, pode provocar uma melhoria no clima organizacional, porque as pessoas irão se sentir valorizadas em um ambiente integrado de respeito ao seu trabalho.
A comunicação é utilizada para transmitir mensagens entre o emissor e o receptor, mas a comunicação interna estando ruim, é sempre um grande problema entre equipes de uma mesma empresa que precisam trocar informações para atingir um objetivo de trabalho. Mesmo com tantos recursos disponíveis como, videoconferência, intranet, portais corporativos, celulares, e-mails, ainda existe muita falha de comunicação. Porém a existência dessas ferramentas não demonstra que há um sistema de comunicação funcionando.

A boa comunicação inclui conteúdo e qualidade da mensagem e deve ser adequada ao seu público-alvo, podendo ser simples e direta. Desse modo, evitam-se os ruídos, que impedem que a mensagem seja transmitida de maneira clara. Nesse momento deve-se verificar até que ponto a forma de estrutura organizacional, a organização dos processos internos e a tecnologia atendem às necessidades de comunicação da empresa. Outro fator importante é alinhar a comunicação a cultura organizacional da empresa para que essa seja mais eficiente e possa ser utilizada de maneira estratégica.
Muitos mal-entendidos por falha de comunicação poderiam ser evitados melhorando a habilidade de interagir com as pessoas a nossa volta e essa habilidade não depende exclusivamente das novas tecnologias.


Os líderes exercem um papel importante nesse processo, percebe-se que muitos lideres são ótimos comunicadores e possuem características como simpatia, cortesia e transmitem segurança e confiança. A posição de liderança torna a pessoa um modelo de comportamento, os colaboradores deverão segui-lo como exemplo. Então a comunicação com clareza é um aspecto fundamental
Uma falha na comunicação pode afetar os rumos de qualquer organização, pois ela é a base para o alinhamento da cultura organizacional, que por sua vez alinha e transforma os objetivos da empresa. E se não for pensada cuidadosamente, pode levar a erros interpretativos, que podem resultar em uma crise**.
A existência, então, de um bom sistema de comunicação interno é primordial para as empresas. Se a empresa ainda não tem, deve encarar esse desafio de criá-lo. Caso a empresa já possua algumas ferramentas de composição desse sistema, estas devem ser aprimoradas. De acordo com Vasconcellos (1972) “o sistema de comunicação é a rede por meio da qual fluem as informações, que permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz”. E nesse sistema precisa ser entendido: - o que deve ser comunicado; - como deve ser comunicado; - quando deve ser comunicado; - de quem deve vir a informação; - para quem deve ir a informação; - por que deve ser comunicado; - quanto deve ser comunicado.
Algumas ações podem ser somadas para o aprimoramento do sistema de comunicação interna das empresas*** :
- Fazer um diagnóstico, verificando se as informações são padronizadas, se há sincronismo nas informações, identificar os problemas originados pela má comunicação, os motivos pelos quais não existe uma melhor comunicação interna.
- Não contaminar o processo de contaminação já existente, dissociando disputas de cargos das transmissões da informação propriamente dita, ou seja, responsabilizar aqueles que deixarem de repassar as informações devido a disputas ou desavenças pessoais.
- Fazer bom uso dos relatórios de informações gerenciais, criando um banco de dados que poderá fornecer a possibilidade da busca dessas informações preciosas mesmo depois de algum tempo passado.
- Não polarizar a informação, porque um bom sistema de comunicação, só será eficiente se for bilateral, ou seja, transmitir e receber informações.
- Conscientizar a equipe, procurando esclarecer todos sobre a importância da comunicação, dando recursos, ou seja, treinamento para que as pessoas possam fazer bom uso da informação e compartilhando a mesma.

Outras ações são importantes são: implantar um sistema de compartilhamento da informação por meio de reuniões semanais, em que deverão ser repassadas informações relevantes; e verificar a utilização da intranet, acesso aos e-mails, quadros de avisos, circulares e outros. 
Deve-se, ainda, estar aberto às mudanças, porque o novo sempre causa alguma apreensão na sua implantação, precisa-se ter em mente que mudanças são mais simples quando bem esclarecidas. Sempre que houver necessidade de qualquer mudança na organização comunicar de maneira ampla, para que não haja dúvidas ou que as dúvidas não sejam preenchidas com boatos. 

Referências
**http://dominioti.wordpress.com/2011/04/26/
***Comunicação Organizacional: quando a comunicação falha. Marcelo Salmeron Figueredo

Um comentário:

  1. Parabéns pela publicação. Conheça as soluções em comunicação da Gazon, no site www.gazoncomunicacao.com

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