Na era da informação e do conhecimento, as
empresas estão sofrendo de uma séria “doença organizacional” que é a falha (ou
falta) na comunicação. De acordo com o que tenho observado nas minhas andanças
pelas organizações, a doença já virou epidemia. A comunicação não faz chegar as
informações relevantes aos interessados, que são os colaboradores, estes
reclamam que só sabem o que acontece pelos corredores (a famosa rádio peão ou
corredor) e a direção afirma que comunica e o “pessoal não lê os comunicados ou
não acessa a intranet”.
Segundo
um levantamento realizado pelo PMI (Project Management Institute Brasil), com
300 empresas de grande porte, para 76% delas, a falha na comunicação é o
principal motivo para os projetos fracassarem*.
Observe,
ainda, o que diz Walther Krause, do PMI-Rio*, “o problema de comunicação é
antigo, mas está se tornando mais evidente. Não sabemos escrever bem, não
falamos bem o que queremos e não nos relacionamos bem com todos os perfis
existentes num ambiente de projeto. Paradoxalmente, estamos na era da
tecnologia, em que todas as informações podem chegar a todos imediatamente,
estejam onde estiverem”
O processo comunicação interno nas
organizações deixou de ser mero repassador de “notícias” para ser um canal de
transferência e compartilhamento de conhecimento entre os colaboradores da
empresa e entre a direção e os colaboradores. Se bem conduzido, pode provocar
uma melhoria no clima organizacional, porque as pessoas irão se sentir
valorizadas em um ambiente integrado de respeito ao seu trabalho.
A comunicação
é utilizada para transmitir mensagens entre o emissor e o receptor, mas a
comunicação interna estando ruim, é sempre um grande problema entre equipes de
uma mesma empresa que precisam trocar informações para atingir um objetivo de
trabalho. Mesmo com tantos recursos disponíveis como, videoconferência,
intranet, portais corporativos, celulares, e-mails, ainda existe muita falha de
comunicação. Porém a existência dessas ferramentas não demonstra que há um sistema de comunicação funcionando.
A boa
comunicação inclui conteúdo e qualidade da mensagem e deve ser adequada ao seu
público-alvo, podendo ser simples e direta. Desse modo, evitam-se os ruídos,
que impedem que a mensagem seja transmitida de maneira clara. Nesse momento
deve-se verificar até que ponto a forma de estrutura organizacional, a
organização dos processos internos e a tecnologia atendem às necessidades de
comunicação da empresa. Outro fator importante é alinhar a comunicação a cultura
organizacional da empresa para que essa seja mais eficiente e possa ser
utilizada de maneira estratégica.
Muitos mal-entendidos
por falha de comunicação poderiam ser evitados melhorando a habilidade de
interagir com as pessoas a nossa volta e essa habilidade não depende exclusivamente das novas
tecnologias.
Os líderes
exercem um papel importante nesse processo, percebe-se que muitos lideres são ótimos
comunicadores e possuem características como simpatia, cortesia e transmitem
segurança e confiança. A posição de liderança torna a pessoa um modelo de
comportamento, os colaboradores deverão segui-lo como exemplo. Então a
comunicação com clareza é um aspecto fundamental
Uma
falha na comunicação pode afetar os rumos de qualquer organização, pois ela é a
base para o alinhamento da cultura organizacional, que por sua vez alinha e
transforma os objetivos da empresa. E se não for pensada cuidadosamente, pode
levar a erros interpretativos, que podem resultar em uma crise**.
A
existência, então, de um bom sistema de comunicação interno é primordial para
as empresas. Se a empresa ainda não tem, deve encarar esse desafio de criá-lo. Caso
a empresa já possua algumas ferramentas de composição desse sistema, estas devem
ser aprimoradas. De acordo com Vasconcellos (1972) “o sistema de comunicação é
a rede por meio da qual fluem as informações, que permitem o funcionamento da
estrutura de forma integrada e eficaz”. E nesse sistema precisa ser entendido: - o que deve ser comunicado; - como deve ser comunicado; - quando deve ser comunicado; - de quem deve vir a informação; - para quem deve ir a informação; - por que deve ser comunicado; - quanto deve ser comunicado.
Algumas
ações podem ser somadas para o aprimoramento do sistema de comunicação interna
das empresas*** :
-
Fazer um diagnóstico, verificando se as informações são padronizadas, se há
sincronismo nas informações, identificar os problemas originados pela má
comunicação, os motivos pelos quais não existe uma melhor comunicação interna.
-
Não contaminar o processo de contaminação já existente, dissociando disputas de
cargos das transmissões da informação propriamente dita, ou seja,
responsabilizar aqueles que deixarem de repassar as informações devido a
disputas ou desavenças pessoais.
-
Fazer bom uso dos relatórios de informações gerenciais, criando um banco de
dados que poderá fornecer a possibilidade da busca dessas informações preciosas
mesmo depois de algum tempo passado.
-
Não polarizar a informação, porque um bom sistema de comunicação, só será
eficiente se for bilateral, ou seja, transmitir e receber informações.
-
Conscientizar a equipe, procurando esclarecer todos sobre a importância da comunicação, dando
recursos, ou seja, treinamento para que as pessoas possam fazer bom uso da
informação e compartilhando a mesma.
Outras ações são importantes são: implantar um sistema de compartilhamento da informação por meio de reuniões semanais, em que deverão ser repassadas informações relevantes; e verificar a utilização da intranet, acesso aos e-mails, quadros de avisos, circulares e outros.
Deve-se,
ainda, estar aberto às mudanças, porque o novo sempre causa alguma apreensão na
sua implantação, precisa-se ter em mente que mudanças são mais simples quando
bem esclarecidas. Sempre que houver necessidade de qualquer mudança na
organização comunicar de maneira ampla, para que não haja dúvidas ou que as dúvidas
não sejam preenchidas com boatos.
Referências
**http://dominioti.wordpress.com/2011/04/26/
***Comunicação
Organizacional: quando a comunicação falha. Marcelo Salmeron Figueredo
Parabéns pela publicação. Conheça as soluções em comunicação da Gazon, no site www.gazoncomunicacao.com
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